سياسة Green Pole Ltd لمكافحة غسل الأموال

يتمثل الغرض من الإرشادات التوجيهية لمبدأ تعرف على عميلك (KYC) في الحيلولة دون استغلال العناصر الإجرامية لأنشطة غسل الأموال للبنوك، سواء عن عمد أو دون عمد. كما تُمكّن إجراءات تعرف على عميلك (KYC) البنوك من معرفة/فهم عملائهم ومعاملاتهم المالية بطريقة أفضل وهو ما يساعدهم في المقابل على إدارة المخاطر المتعلقة بهم بحذر.

أشارت لجنة بازل إلى الحاجة إلى بعض المؤسسات المالية للعمل على تطبيق معايير فعالة لمبدأ "تعرف-على-عميلك" (KYC) كجزء جوهري من ممارسات إدارة المخاطر.

هذا وقد أضافت لجنة بازل أن التحدي الرئيسي في تطبيق سياسات وإجراءات قوية لمبدأ تعرف على عميلك (KYC) هو كيفية إعداد منهج يتسم بالفعالية. لا شك أن المخاطر القانونية وتلك المتعلقة بالسمعة تُعد شأنًا عالميًا لذا فمن الحتمي إعداد كل مؤسسة مالية برنامجًا عالميًا لإدارة المخاطر تدعمه سياسات تتضافر مع معايير تعرف على عميلك (KYC ).

يجدر التنبيه إلى أهمية أن لا يتسم تطبيق سياسة قبول العميل وتنفيذها بالتقييد الشديد، كما ينبغي أن لا يؤدي إلى رفض تقديم الخدمات للعامة خاصًة للأشخاص غير المميزين ماليًا أو اجتماعيًا.

لا يقتصر مصطلح "أنشطة غسيل الأموال" على المجرمين الذين يحاولون غسل أموالهم غير الشرعية بل يشمل أيضًا المؤسسات البنكية/المالية وموظفيها المشاركين في معاملات هذه المؤسسات مع علمهم أن هذه الممتلكات اُكتسبت بطريقة إجرامية. هذا ويُقصد بـ"العلم" أيضًا التجنب المتعمد والواعي للاطلاع ومعرفة الحقيقة. وانطلاقًا مما سبق فإن موظفي الفروع الذين ساورتهم بعض الشكوك إلا أنهم تقاعسوا عمدًا عن القيام ببعض الاستفسارات الإضافية أو إبلاغ السلطات العليا رغبًة منهم في عدم علم هذه السلطات بمسار الأمور، يجب اعتبار أنه كان لديهم "العلم" اللازم للإقرار بوجود أنشطة/معاملات إجرامية.

تعريف العميل

لأغراض سياسة تعرف على عميلك(KYC)، يمكن تعريف العميل كالتالي:

* شخص أو كيان لديه حساب و/أو لديه علاقة عمل مع Green Pole Ltd.
* جهة يتم التعامل مع الحساب نيابًة عنها (أي المالك المستفيد)
* المستفيدين من المعاملات التي يقوم بها الوسطاء المحترفون مثل سماسرة الأوراق المالية والمحاسبون القانونيون والوكلاء وما إلى ذلك وفقًا للمسموح به قانوناً.
* أي شخص أو كيان تربطه علاقة بأي معاملة مالية من شأنها إثارة أي مسائل تتعلق بالسمعة أو التسبب في أي مخاطر أخرى لـ Green Pole Ltd، لنقل مثلًا القيام بتحويل إلكتروني أو إصدار مسودة طلب عالية القيمة في صورة معاملة واحدة.

تتألف سياسة تعرف على عميلك (KYC) من ثمانية عناصر أساسية هي كالتالي

1. إجراءات التعرف على هوية العميل
2. مراقبة المعاملات
3. إدارة المخاطر
4. برنامج التدريب
5. نظام المراقبة الداخلية
6. حفظ السجلات
7. تقييم الإرشادات التوجيهية لتعرف على عميلك (KYC) بواسطة نظام التدقيق الداخلي والفحص
8. الواجبات / المسؤوليات والمسائلة

الإرشادات التوجيهية

حسابات الشركات والمنشآت


يجب أن تتسم إدارة الامتثال في Green Pole Ltd باليقظة والحذر تجاه استخدام الأفراد لكيانات الأعمال كواجهة للحصول على حسابات في البنوك.

يحق للفرع/المكتب فحص الهيكل الرقابي للكيان وتحديد مصدر التمويلات والتعرف على الأشخاص الطبيعيين الذين لديهم حصة مُسيطرة والمتواجدين داخل الإدارة. يمكن تعديل هذه المتطلبات وفقًا لمعدل المخاطر المحتملة فمثلًا ليس ضروريًا تحديد هوية كافة المساهمين في حالة الشركات العامة.

إجراءات التعرف على هوية العميل (CIP)

تتم إجراءات التعرف على هوية العميل (CIP) من خلال المراحل التالية فقط:

1. أثناء فترة التأسيس للعلاقة
2. أثناء القيام بمعاملة مالية
3. إذا ساور الفرع/المكتب شكٌ بشأن موثوقية/صحة أو كفاية بيانات تعريف العميل التي سبق الحصول عليها.
يُقصد بالتعرف على هوية العميل التحقق من العميل وهويته من خلال مصدر موثوق به ومستقل للمستندات والبيانات والمعلومات.

تحتاج Green Pole Ltd للحصول على المعلومات الكافية اللازمة لإعداد هوية لكل عميل جديد، وفقًا للمعايير المرضية بالنسبة لها، سواء كان هذا العميل منتظمًا أو عرضيًا بالإضافة إلى الغرض المرجو من العلاقة البنكية.

يُقصد بالمعايير المُرضية حتمية تمكن Green Pole Ltd من الإقرار أمام السلطات المختصة باتباع إجراءات العناية الواجبة وفقًا لحجم المخاطرة الخاصة بالعميل بما يتسق مع الإرشادات التوجيهية المعمول بها.

تقييم المخاطر

يعتمد التنفيذ الفعال لبرنامج تعرف على عميلك (KYC) على وضع إجراءات مناسبة مع ضمان التطبيق الفعال لهذه الإجراءات. هذا ويجب أن تتضمن هذه الإجراءات إشرافًا إداريًا مناسبًا بالإضافة إلى وضع بعض الأنظمة والضوابط والفصل بين الواجبات والمهام والتدريب وغير ذلك من الأمور ذات الصلة. كما يجب توزيع وتخصيص المسؤوليات والمهام في الشركة بشكل واضح لضمان تطبيق سياسات وإجراءات الشركة بشكل فعال.

تعتمد طبيعة ومدى العناية الواجبة على مستوى المخاطر المعلوم بالنسبة لـ Green Pole Ltd  يُعد ملف معلومات العميل وثيقة سرية كما أنه لا يمكن الإفصاح عن التفاصيل الواردة به لغرض البيع المتقاطع أو أي غرض آخر.

تضطلع إدارة التدقيق الداخلي والامتثال في Green Pole Ltd بدور بالغ الأهمية في تقييم وضمان الالتزام بسياسات وإجراءات مبدأ تعرف على عميلك (KYC ). تتمثل وظيفة إدارة الامتثال في تقديم تقييم مستقل لسياسات وإجراءات تداول Green Pole بما في ذلك المتطلبات القانونية والتنظيمية. ومن ثم ينبغي ضمان اشتمال آلية التدقيق على عدد ٍكافٍ من الموظفين المتمكنين من مثل هذه السياسات والإجراءات.

يقوم مفتشو الداخل بالتأكد والتحقق بشكل خاص من إجراءات تطبيق تعرف على عميلك (KYC) في الأفرع/المكاتب مع إبداء التعليقات على الأخطاء بشأن هذا الصدد.

إجراء فحص للموظفين المعينين خصيصاً والأطراف التي جرى توقيع عقوبات عليها

يتم فحص جميع العملاء من خلال قواعد بيانات معلوماتية مستقلة متعددة للكشف عن المخاطر مثل "World Compliance" و "World Check" (قواعد بيانات امتثال محترفة)

التعرف على العملاء

الأشخاص الطبيعيين

وفيما يتعلق بالأشخاص الطبيعيين، تطلب Green Pole Ltd أوراقاً كافية لتحديد الهوية (جواز السفر، بطاقة تحديد الهوية، الهوية الحكومية، إلخ.) بيانات التحقق من هوية العميل، عنوانه/موقعه (فاتورة خدمات، كشف حساب مصرفي، إلخ) بالإضافة أيضاً إلى صورة حديثة (إذا أمكن القيام بذلك).

الأشخاص الاعتباريين

فيما يتعلق بالعملاء ممن هم أشخاص أو كيانات قانونية بعينها، تتحقق Green Pole Ltd من الوضع القانوني للأشخاص الاعتباريين/الكيانات من خلال وثائق ملائمة وذات صلة للتحقق من أن أي شخص يزعم التصرف بالنيابة عن شخص /كيان قانوني أنه يصرح له القيام بذلك وتحديد هذا الشخص والتحقق من هويته. تفهم الملكية وهيكل إدارة العميل مع تحديد الأشخاص الطبيعيين الذين يديرون مصالح هذا الشخص الاعتباري بنهاية المطاف.

إذا ما قررت Green Pole Ltd قبول مثل هذه الحسابات فإنها سوف ترجع إلى سياسة CAP ويجب على Green Pole Ltd اتخاذ تدابير معقولة لتحديد المالك/الملاك المستفيدين.

وفيما يتعلق بالحسابات الجديدة:

"يجب أن يكون إجراء "تعرف على عميلك (KYC) هو المبدأ الأساسي للتعرف على حسابات الأفراد/الشركات. يجب أن يستتبع التعرف على العملاء بالتحقق من خلال إشارة تمهيدية من صاحب الحساب القائم/شخص معروف لدى البنك أو على أساس المستندات التي يقدمها العميل.

الاحتفاظ بالسجلات

يتم الاحتفاظ بجميع السجلات الخاصة بتوثيق التعرف على العملاء والخدمات لمدة لا تقل عن 7 سنوات.

التدريب

يتلقى جميع الموظفين الجدد تدريبات على مكافحة غسل الأموال كجزء من برنامج إلزامي لتدريب الموظفين الجدد. يطلب من جميع الموظفين العاملين استكمال التدريب على مكافحة غسل الأموال سنوياً. ويتطلب مشاركة جميع الموظفين في برامج التدريب الموجه الإضافية فيما يتعلق بمسؤوليات مكافحة غسل الأموال الحديثة.

الإدارة

فيما يتعلق بسياسة مكافحة غسل الأموال تعين Green Pole Ltd موظف مراقبة امتثال لمكافحة غسل الأموال. ويكون موظف مراقبة الامتثال لمكافحة غسل الأموال في Green Pole Ltd مسؤولاً عن الإدارة والمراجعة والترجمة وتطبيق هذه السياسة. سوف يتم مراجعة السياسة بشكل سنوي ومتى دعت الحاجة لذلك.

وتتضمن واجبات موظف مراقبة الامتثال لمكافحة غسل الأموال فيما يتعلق بالسياسة، ولكن على سبيل المثال وليس الحصر، تصميم وتنفيذ السياسة فضلاً عن تحديثها على النحو المطلوب، تدريب المسؤولين والموظفين، مراقبة امتثال الشركات التابعة لشركة Green Pole Ltd والاحتفاظ بالسجلات الضرورية والملائمة بالإضافة إلى إجراء اختبارات مستقلة لتفعيل السياسة.